Twitteren voor het vaderland
John Sheridan werkt bij het Australian Government Information Management Office (AGIMO) en heeft laatst een blog geschreven met daarin wat richtlijnen voor twitterende ambtenaren. Ik vind dat heel erg bruikbare en vooral praktische tips.
Ik heb delen van zijn blog hieronder vertaald naar het Nederlands –wel zo handig, nietwaar?- en hier en daar een beetje aangepast aan de Nederlandse situatie. Het origineel, in het Engels, is te vinden op http://agimo.govspace.gov.au/2011/03/24/tweeting-for-your-country/
Ik vind het een heerlijk verfrissend stuk. Niet moeilijk doen. Veel ambtenaren hebben nu al dagelijks contact met het publiek en dat gaat goed. Sociale Media zijn gewoon een nieuw kanaal. Er zijn wat dingen die je in de gaten moet houden, maar voor de rest is er weinig nieuws onder de zon.
John geeft tips over gebruik, risico’s en hoe je kunt beginnen met het werken met sociale media.
Ik schrijf deze blog op persoonlijke titel.
Lex Sijtsma, 22 april 2011
@lex_sijtsma
HOE GEBRUIK JE SOCIALE MEDIA?
Op zoek: Om succesvol te zijn met sociale media, moet je naar je publiek gaan. Verwacht niet dat ze naar jou toe komen. Ook al heb je nog zo’n mooie site. Gebruik #hashtags op Twitter, dicussiegroepen in Facebook of Linked-in, RSS-feeds van nieuwssites e.d.. Allemaal middelen die je helpen om je publiek te vinden en om ze naar jou te leiden.
Meedoen: Doe mee aan de discussie, wees niet alleen een toerist, niet alleen maar kijken en luisteren. Sociale media gaat over communicatie in twee richtingen.
Volgen: Twitteren zonder mensen die je volgen is net als patience spelen. Ook al win je, er is niemand die het weet of het iets kan schelen. Volg mensen die je interessant vindt of die bezig zijn met zaken waar jij ook in geïnteresseerd bent. Wie weet gaan ze jou dan ook volgen. Zo bouw je een publiek op en verhoog je de effectiviteit van je communicatie.
Vertrouw (je mensen): Het werkt niet als maar één persoon namens de organisatie alle communicatie via sociale media voor zijn rekening neemt. Ambtenaren zijn op verschillende manieren elke dag in contact met het publiek. Achter balies, telefoon en websites. We kunnen hen ook vertrouwen met sociale media.
Delen: Niet alleen communiceren, maar samenwerken, (kennis) delen. Sociale media is geen radio (meestal – er is natuurlijk iets te zeggen voor het gebruik door de overheid als radio bij noodgevallen e.d.).
WAAR MOET JE OP LETTEN?
Risico’s: Aan alles wat je doet kleven risico’s en bij sociale media is dat niet anders. Houd een paar dingen in de gaten:
Context. Communicatie met sociale media wordt altijd gedaan in een bepaalde context, maar kan gemakkelijk worden gebruikt buiten deze context. Zorg er daarom voor dat jouw publieke opmerkingen niet gemakkelijk misbruikt kunnen worden. Gebruik links om context aan te brengen zodat anderen kunnen nalezen wat je bedoeld.
Media. Wanneer mensen van de media je volgen of je ‘vriend’ worden, hoeft dat niet te betekenen dat ze echt het beste met je voor hebben. Het gebruik van sociale media kan effectief zijn om te reageren op een kop of foutieve informatie in de pers. Geef beleefd en feitelijk aan hoe volgens jou de vork in de steel zit. In een ambtelijke context kan dit net genoeg zijn om een grootschalig onderzoek door de pers af te remmen, waardoor communicatie door de minster en persconferenties niet nodig zijn.
Profiel verwarring: Let goed op dat je onderscheid maakt tussen of je iets zegt als ambtenaar, professional of op persoonlijke titel. Als je niet officieel spreekt namens jouw organisatie, maar mensen denken van wel, maak dan je rol duidelijk. John Sheridan zegt in zijn blog ook duidelijk dat het zijn persoonlijke opvatting is, niet beleid van AGIMO. Hoe hoger je functie, hoe lastiger het is om dit onderscheid aan te houden. Het is niet voor niets een risico.
Stapsgewijs: Starten met sociale media hoeft niet met een grote campagne. Het kan ook goed op kleine schaal, manage de verwachtingen en bouw je profiel rustig op. Experimenteer, wees voorbereid op doodlopende zaken en, zo af en toe, een fout. Verwacht dat er dingen mis gaan. Maak je excuses en herstel ze snel. Je publiek accepteert vaak meer dan je denkt.
Groepen en Lijsten: Ambtenaren weten van indelen en organiseren. Sociale medio ook. Op Twitter kun je lijsten van volgers aanmaken. Dit is extra handig als je verschillende interesses hebt. Op het werk kijk ik vooral naar de lijst ‘werk’ en als ik thuis naar Ajax kijk, check ik vooral mijn ‘sport’ lijst. Als je veel mensen volgt, kan dit erg handig zijn.
Prioriteiten: Vergeet je betaalde baan niet. Alhoewel het razend interessant kan zijn, is het niet waarschijnlijk dat je betaald wordt om alleen druk te zijn met sociale media. Gebruik je dit veel, zorg er dan voor dat je baas hiermee instemt. Commentaar leveren op zaken op het werk is tricky. Het is ok om te tweeten over wat je zelf doet en wat je zelf weet. Het is meestal niet ok om te tweeten over wat anderen doen en over zaken waarvan je het fijne niet weet.
Trollen. Geef ze geen aandacht. Trollen maken opmerkingen om aandacht te trekken, controversiële zaken op te rakelen of gewoon om moeilijk te doen. Je kunt ze makkelijk herkennen, maar het is moeilijk om ze te weerstaan. Toch proberen. Blijf ook uit de buurt van de stoere mannen/vrouwen op Twitter. Die durven veel meer achter het toetsenbord dan face to face. Discussiëren levert niets op. Niet doen.
HOE TE BEGINNEN MET SOCIALE MEDIA?
Yammer: Yammer lijkt veel op Twitter, maar werkt alleen binnen de eigen organisatie (hetzelfde emaildomein). Het is een soort interne Twitter account. Er zijn meer van dit soort wat kleinschaliger tools, zoals Samenwerkruimten.rijksweb.nl, Pleio.nl en Ambtenaar20.nl. Dit zijn goede plekken om te starten.
Leer: Omgaan met sociale media is een nieuwe vaardigheid. Niet iedereen weet precies wat je wel en niet moet doen. Help elkaar. Deel ideeën. Stel vragen. Er zijn nog niet veel experts dus laat je niet intimideren.
Vier stappen voor beginners:
1. Meld je aan bij Twitter of Facebook of een van de hierboven genoemde sites.
2. Lees. Uit statistieken blijkt dat als een persoon een blog schrijft, er 10 op reageren en 100 het lezen. Gewoon lezen is dus een goede start.
3. Retweeten. Dit lijkt op het doorvertellen van een mop die je van iemand anders gehoord hebt – de meeste mensen doen dit elke dag.
4. Duik erin! Ga er echt mee aan de slag, je zult versteld staan hoe makkelijk het is.
